Как организовать свой день

 

Время — дефицитный и невосполнимый ресурс. Уровень мастерства в управлении им прямо пропорционален успеху. От того, как вы строите свой день, зависит ваша личная и профессиональная эффективность. Предлагаем вам познакомиться с основными методиками управления временем, их инструментарием, принципами и приёмами.

Метод Бенджамина Франклина

Метод Бенджамина Франклина — как организовать свой день
belchonock/Depositphotos.com
Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.
Бенджамин Франклин
В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

Пирамида Франклина — как организовать свой день

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Как организовать свой день

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.
Содействие в подборе финансовых услуг/организаций
Кредит на Карту до 15000 грн
uamoney.top/Кредит-На-Карту-146%uamoney.top/Кредит-На-Карту-146%
100% кредит на карту в Украине с 18 лет. Паспорт и код. За 15 минут онлайн.
Кредит онлайнКредит наличнымиГроши в боргКредитные карты
Скрыть рекламу:
Не интересуюсь этой темой / Уже купил
Навязчивое и надоело
Сомнительного содержания или спам
Мешает просмотру контента
Спасибо, объявление скрыто.
Яндекс.Директ
Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
планирование на неделю и день.
Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.
Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей».

Метод Стивена Кови

Метод Стивена Кови — как организовать свой день
Oliver Tacke/Flickr.com
Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови (Stephen Covey). Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
Быть проактивным.
Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
Начинать, представляя конечную цель.
Думать в духе «выиграл — выиграл».
Сначала делать то, что нужно делать сначала.
Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра (Dwight David Eisenhower).

Матрица Эйзенхауэра — как организовать свой день

Все задачи распределяются на четыре группы:

Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).
По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.
Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс (Timothy Ferriss) — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.
Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать.
Тим Феррисс
Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс (Stever Robbins), автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Этот метод подойдёт вам, если вы не можете следовать строгому графику и to-do-списки для вас не работают. Стройте свой день так, чтобы 20% времени занимали наиболее сложные и важные дела. Остальное пусть идёт своим чередом. Иными словами, если вам необходимо провести деловую встречу, то нужно выбрать день, время, продолжительность и строго следовать намеченному. Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе.
Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

«Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
«Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
«Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.
Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.
Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

Windows OS X и iOS Android
PomodoroApp Pomodoro Time ClearFocus
Keep Focused Tadam Pomotodo
Tomighty Flat Tomato Clockwork Tomato
»
По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.
Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

А как же GTD?

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.
GTD — это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения. Подробнее — здесь.
Вячеслав Сухомлинов
Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

 

ПОХОЖЕЕ

Как повысить свою производительность
Квадрат принятия решений: вы быстро поймёте, как поступить правильно
Шаги навстречу счастью
Чему стоит научиться, чтобы добиться успеха в карьере
22 простых способа справляться с делами быстрее
Самый мощный мотиватор
Как пройти путь от мечты к реальности?
Как не бояться отказов и обернуть их себе на пользу
Философия Ленивого Гуру: как достигать желаемого без усилий
Лучшая мотивирующая фраза длиной всего в 3 слова
Как научиться жить решительно
Деньги есть, но почему их не хватает?
5 способов самосовершенствования, доступных каждому
Как преодолеть собственные страхи: 7 вопросов к самому себе
«Ваши страхи и тревоги — это ваш маяк»: мудрый совет от Лео Бабауты
Приёмы мотивации КОТ: учимся достигать результата
Рецепт душевного равновесия от философа-стоика
Простой способ завести полезные привычки
Формирование полезных привычек: 3 простых шага
4 простых шага к плоскому животу
Семь правил успеха
Имейте смелость начать новую жизнь
Как справиться с приступами неуверенности: 7 действенных способов
Как занятия спортом помогают пережить тяжёлые времена
Психология богатства и бедности. Сколько денег нужно для счастья
Почему вы не должны ругать себя, если всё ещё не нашли работу мечты
Что происходит с мозгом, когда мы терпим неудачи, и как обратить это в свою пользу
Как заставить мозг мыслить позитивно
Главное качество успешных людей
Лучшая мотивирующая фраза длиной всего в 3 слова
Как становиться лучше каждый день с помощью стратегии кайдзен
Как найти супер жесткую мотивацию для похудения.
7 привычек, не позволяющие Вам быть счастливым
Практика управления командой проекта
Почему мы не сдерживаем данные себе обещания и как избавиться от этой привычки
9 советов тем, кто хочет перестать бояться и начать действовать
10 историй, которые замотивируют любого
7 шагов, позволяющих притянуть в свою жизнь успех
5 способов повысить самооценку
10 вещей, на которых ни за что не стоит экономить
5 способов мгновенно стать более уверенным
3 неожиданных способа подтолкнуть себя к правильному решению
Почему неординарные люди избегают посредственных друзей
5 самых распространённых ошибок, которые люди совершают в жизни
Почему денежные поощрения не всегда повышают мотивацию работников
Как не дать страху успеха помешать вам добиться своих целей
Как определить свои жизненные цели и направления
Работа над собой: как начать меняться
Простые правила личностного успеха
Психологические трудности переезда
Эксперимент с зефиром, или Как укрепить силу воли
Скопидомство – излечимая болезнь человеческого характера
Как перестать бороться и начать жить
Почему стоит делать то, что кажется невыполнимым
Работа над собой. Зачем это нужно и с чего начать?
Добро и зло
10 способов сделать день приятным
Реставрация памяти
Уроки осознанности от спецназовца
Где взять силы, откуда ждать помощи Ресурсы человека и личностный потенциал.
Что такое прокрастинация и как с ней бороться
История успеха Билл Гейст
Как не терять мотивацию и всегда достигать целей
6 полезных привычек, которые помогут вам развить психологическую выносливость
30 шагов на пути к цели, после которых вас будет уже не остановить
7 главных причин наших жизненных неудач
Болезнь большего: почему стремиться к идеалу вредно
3 шага, которые помогут найти своё призвание в жизни
Как сделать так, чтобы всегда везло
«Призовите себя в армию» — техника достижения целей и успеха
Как улучшить собственное благосостояние
Как заставить себя действовать
Правило 5 часов поможет развить ваши способности
6 техник ультрамарафонцев для решения сложных задач
Роль мотивации к жизни в достижении поставленных целей
Как связаны важные привычки в вашей жизни
2 простых шага к поставленной цели

Comments are closed.